退去立会いを自主管理でおこなう場合の方法と流れについて

部屋を退去する際に必要になるのが「退去立会い」です。
一般的には大家さんと入居者がおこないますが、管理会社がいる場合はすべて任せることができます。
また自主管理で進めることもでき、本記事ではその際の流れやチェックポイントなどを解説しています。
基本的な立会いの流れもご説明していますので、ぜひ参考にしてみてください。

自主管理の退去立会いと方法について

退去立会いとは、わかりやすく言うと部屋を退去する際に大家さんと入居者が修繕が必要な箇所を確認することです。
たとえば、部屋の状態や付帯設備の状況などが挙げられます。
このとき、トラブルになりやすいのが修繕箇所への費用負担です。
見落としがあると、大家さんと入居者のどちらが負担するかで揉めるケースがあると言われています。
ここでは、自分で退去立会いをおこなう場合と管理会社がいる場合の方法についてご説明します。

退去立会いとは

退去立会いとは、冒頭でも述べたように部屋を退去するときに大家さんと入居者が修繕箇所を確認することを言います。
一般的に部屋を明け渡す日に行われ、大家さんもしくは管理会社がおこないます。
もちろん自分でおこなえますが、不安な方は代理でおこなってもらったほうが簡単です。
退去立会いでは、修繕箇所を確認するだけでなく精算までが作業になります。
とくに見落としがあった場合、その負担を大家さんと入居者のどちらが受けるかトラブルになりやすいため注意しなければいけません。
万が一トラブルになったときの対処法を知っておくと、大事にならずに済むでしょう。
原状回復ガイドラインを確認しておくことも大切です。

管理会社がいる場合

退去立会いは、先ほども述べたように大家さんや管理会社におこなってもらう場合と自分でおこなう場合の主に2つの方法があります。
物件の管理を不動産会社へ委託しているところであれば修繕箇所の確認から清算まですべて管理会社がおこなってくれ、大家さんは確認するだけです。
しかし管理会社がいない場合は、基本的に大家さんと入居者がおこないます。
大家さんとのトラブルを避けたい方は、自主管理の退去立会いもおこなえます。

自主管理で退去立会いをおこなう方法

管理会社に任せれば楽ですが、なかには管理会社がいないケースもあります。
この場合、自主管理といって自分でおこなうことも可能です。
自主管理は、主に以下の方法でおこないます。
入居者は、契約している不動産会社へ退去について連絡をします。
不動産会社から大家さんに伝えてもらえるので、その際に退去立会いについて相談してみましょう。
ただ不動産会社側にとって退去立会いは無報酬となります。
それでもお願いすることは自由ですから、一度聞いてみてください。
この際、ハウスクリーニング代は入居者の負担になるように賃貸借契約書で定めておくと安心です。
不動産会社にもメリットがあることがわかると、比較的引き受けてもらいやすくなります。
契約した不動産会社の都合がつかない場合は、近くの不動産会社に依頼することもできます。
代行手数料はかかりますが、どうしても契約した不動産会社が難しい場合は試してみてください。
一方、自分で立会う場合、退去立会いから清算までおこないます。
詳しい流れについては次でご説明します。

自主管理における退去立会いの流れ

自主管理で退去立会いをおこなうには、いくつかの方法があります。
ここでは、入居者とのやり取りも含めてご説明します。

退去の連絡

退去立会いの準備は、入居者から退去の連絡を受けてから進めていきます。
立会い日は入居者が希望するときにおこなうため、改めて日程を連絡してもらいましょう。
ちなみに、一般的に賃貸契約は1か月前までの連絡になります。
そのため1か月以内に退去する場合は日数に関係なく家賃が発生します。
そのことについてきちんとご説明しておきましょう。
また短期解約違約金が発生してる場合やハウスクリーニングの契約を定めている場合も費用がかかることを伝えておいてください。
なるべくトラブルを避けるために、連絡があった時点ですべて伝えておくことが大切です。

立会い日の準備

退去立会いの日程が決まったら、準備を進めていきます。
立会いには、物件の修繕箇所の確認と負担範囲を決定します。
その場で見つかれば口頭約束でもOKですが、見落としがある場合が多いため、できれば証拠書類として書面に残しておくと安心です。
証拠として残しておけば、万が一訴訟となっても役に立ちます。
「退去時チェックシート」というものがありますので、ぜひ利用してみてください。
厳密にしっかりやりたい方は、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」の中にある記載例を参考にすると良いでしょう。

立会い当日

いよいよ退去立会い当日です。
事前に作成したチェックシートとガイドラインを持参し、書類に従ってひとつずつ確認していきます。
どの範囲が入居者の負担になるのかチェックシートに記載しておくと分かりやすいでしょう。
最後には、きちんと入居者の著名をもらい、その場で説明が必要な場合は忘れないようにしてください。

自主管理の退去立会いで見落としを防ぐためのチェックポイント

すぐに修繕箇所が確認できるのであれば良いですが、意外にも見落としが多いと言われています。
自主管理で立会いをおこなう場合でも、うっかり見落としがないようにしなければいけません。
ここでは、見落としを防ぐためのチェックポイントをご説明します。

退去立会いでチェックすべきポイント

立会いでとくに見落としが多いのが水回りです。
水回りはキッチン・お風呂場・洗面所・トイレなどが挙げられ、キッチンは蛇口や水栓部分の破損、入居時と異なる部品になっている場合は忘れないようにしなければいけません。
他にも、レンジフードや換気扇内からの異音、確認しにくい位置に収納棚がある場合はそこもしっかりチェックしておきましょう。
お風呂場や洗面所は、浴槽や鏡にひび割れはないか、シャワーヘッドは部品交換していないか、洗面台の水漏れやカビなどの確認も必要です。
トイレは、便器・便座・水洗タンク・床のシミやカビなどがチェックポイントになります。
水回り以外では、居室や玄関、外回りも確認を忘れないようにしてください。
とくにタバコを吸われる方は、ヤニ汚れも修繕箇所に含まれます。
長年住んでいると、劣化も少なくありません。
原状回復ガイドラインも参考に、細部までしっかり確認するようにしましょう。
自主管理でおこなう場合、比較的チェックしやすいはずです。

原状回復ガイドラインとは

原状回復ガイドラインとは、ご存じのとおり国土交通省が策定したものです。
原状回復をめぐるトラブルとガイドラインのことで、退去時に円滑に解決するには欠かせません。
また費用負担が発生した場合、大家さんと入居者のどちらが受けるべきかも確認できます。
ガイドラインには、「賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復旧すること」と定義されています。
そのため、復旧とは新品に戻すという意味ではありません。
建物には経年劣化があり、自然と資産価値が下がってしまいます。
このように仕方なく劣化したものは含まず、あくまで自身の過失によって生じた瑕疵などについて負担することになります。

まとめ

退去立会いは決して楽ではないため、不慣れな方が自主管理でおこなうのは不安です。
しかし、大家さんとおこなった場合はきちんと費用負担を話し合っておく必要があり、依頼したからといってメリットになるわけではありません。
流れと見落としがちな箇所のチェックポイントをしっかり押さえたうえで進めていきましょう。